Większość z nas ma tendencję do uporczywego trzymania się haseł: „Czego nie musisz zrobić dzisiaj, zrób jutro”. A może by tak zmienić nieco kolejność rzeczy? Tylko jak to zrobić?

Być może największą korzyścią wynikającą z wykształcenia jest zdolność zmuszenia się do wykonania czegoś, co musimy zrobić, kiedy jest to konieczne, niezależnie od tego, czy chcemy czy nie. (Thomas Huxley)

Ciągle narzekamy na brak czasu z jednoczesnym poczuciem, że większości z zaplanowanych rzeczy nie udało nam się zrobić. Czasem destrukcyjny wpływ ma na nas nieefektywność ludzi, z którymi pracujemy czy też nasza nieumiejętność skupienia się na długoterminowej poprawie jakości życia i pracy. Wciąż doświadczamy nadmiaru obowiązków, a co za tym idzie znajdujemy się w sytuacjach kryzysowych.

Źródłem problemu jest nieumiejętność zorganizowania sobie pracy w tygodniu, nie wiemy, jak ustalić priorytety w pracy, a co lekko zepchnąć na dalszy plan. Na ogół zdajemy sobie sprawę, że moglibyśmy być bardziej efektywni i wydajni; kupujemy kalendarze, organizery, ale nawyki zawodowe, które nabędziemy w jednym miejscu pracy, niekoniecznie sprawdzą się w drugim, bo będą tam panować nieco inne warunki.

Metoda Pep

Zachodnie firmy zaczęły analizować to, w jaki sposób mogą zwiększyć swoją wydajność w ciągu dnia. Tak powstał proces PEP, który uczy w jaki sposób:

– zdobyć większą kontrolę nad własną pracą,

– ułatwić sobie wykonywanie zadań,

– oszczędzić czas,

– ustalić, co jest dla nas najważniejsze,

- osiągnąć to, co jest dla nas istotne.

PEP daje gwarancję osobistej wydajności, ale oczywiście nie ma cudów i trzeba trochę się wysilić, żeby osiągnąć upragniony cel. Najważniejsze to zacząć zastępować złe nawyki tymi dobrymi, ciągle dążyć do dobrych zmian, które w rezultacie przyniosą nam spokój ducha.

1. Przezwyciężmy nawyk odkładania

Paradoksalnie, zwlekanie z wykonaniem jakieś czynności pochłania więcej czasu niż zrobienie jej od razu. Wykorzenienie nawyku przekładania ważnych spraw „na jutro” jest tutaj kluczowe, ale i najtrudniejsze. Nasza najczęstsza wymówka brzmi „nie mam czasu”, lub „to nie jest aż tak ważne”. Bądźmy równie skuteczni w realizowaniu zadań, tak samo jak jesteśmy skuteczni w ich odkładaniu. Skupiajmy się na tym, jak szybko zrealizować dane zadanie, aby teczka pełna dokumentów zniknęła z naszego biurka. Jeżeli możemy oddelegować je innej osobie – zróbmy to.

Jakże prędko „nie teraz” zamienia się w „nigdy”. (Marcin Luter)

2. Poprawmy naszą koncentrację

Okres jesienno-zimowy sprawia, że często chodzimy zmęczeni, a nasza zdolność skupienia się na wykonywanej czynności widocznie spada. Czego nam trzeba? Witaminy C? Przede wszystkim ustalenia tego, ile jesteśmy w stanie zrobić. Określenie własnej „many” jest bardzo ważne. To od niej zależy ilość obowiązków, których się podejmiemy. Co z tego, że weźmiemy na siebie milion spraw, jak i tak połowy z nich fizycznie nie będziemy w stanie zrobić bez zarywania nocy? „Zajmuj się tylko tymi rzeczami, które masz przed sobą, pod nosem. To takie proste – dlatego właśnie ludzie tego nie potrafią” – mówi Henry Miller. Jeżeli pozbędziemy się niepotrzebnych zadań, będziemy mogli skupić się na rzeczach najważniejszych i, finalnie, poprawić naszą koncentrację.

3. Rozwiązujmy problemy, gdy są jeszcze małe

Prawo Murphy’ego, mówi : „Jeśli spośród dziesięciu rzeczy któraś może się nie udać, bądź pewien, że nie uda się to, co spowoduje najwięcej szkód!”. Wyrób w sobie nawyk załatwiania drobnych spraw „od ręki”. Światełko ostrzegawcze dużo łatwiej zgasić, niż zażegnać kryzys.

4. Nadróbmy zaległości w pracy

Najpierw należy ustalić, jakie mamy zaległości i które należy nadrobić najpierw. Z tak przygotowaną listą siądźmy do kalendarza i rozłóżmy je tak, aby każdego dnia zrealizować jedno zadanie. Skoncentrujmy się także na tym, aby określić przyczyny, które spowodowały te zaległości a także metody usuwania ich.

5. Zredukujmy liczbę zakłóceń

Dużo rzeczy przeszkadza Ci w pracy? Otaczają Cię ludzie, którzy wciąż czegoś od Ciebie chcą i niekoniecznie są to sprawy związane z wykonywaną przez Ciebie czynnością? A może Twoim zakłóceniem jest to, że wciąż musisz się tłumaczyć z tego, że czegoś nie zrobiłeś na czas? Realizujmy więc zadania, które pozwolą nam tego uniknąć. Od razu wzrośnie też nasza reputacja.

6. Skierujmy swoje działania ku przyszłości, a nie przeszłości

Rozpraszają Cię sprawy z przeszłości, które zostały niedokończone? „Oznaką zdrowia psychicznego jest stopień zaabsorbowania przeszłością w porównaniu z teraźniejszością i przyszłością.” Jesteśmy wręcz na skraju obłędu, jeśli zbyt wiele naszych spraw pozostaje nieskończonych. Chcielibyśmy podążać naprzód, ale ciągle, gdzieś z tyłu głowy wiemy, że od miesiąca czeka na nas lista „to do”, której deadline dawno upłynął. A dopisujesz do niej wciąż nowe pozycje...

7. Zmierzmy się z zadaniami nieprzyjemnymi i trudnymi

Prawie każdy z nas ma nawyk odkładania spraw na później, szczególnie tych, które nie sprawiają nam przyjemności i potrzebują od nas wiele pracy przy finalizowaniu ich. Przejmowanie się tymi zadaniami zabiera bardzo dużo czasu, który moglibyśmy poświecić na próbę rozwiązania problemów. Trudne zadania nie staną się przecież łatwiejsze, jeżeli będziemy je od siebie odsuwać. Często bywa tak, że po rozpoczęciu jakiegoś zadania zdajemy sobie sprawę, że nie jest ono tak trudne, jak przypuszczaliśmy. To zwykły strach powstrzymuje nas przed próbą osiągnięcia sukcesu.

Jeżeli wykonamy jakieś zadanie „od razu”, pozbędziemy się wielkiego ładunku stresu, który towarzyszy niedokończeniu jakieś czynności. Zniknie niepokój a zamiast niego pojawi się wzrost poczucie własnej wartości i szacunek do własnej osoby. Odkryjemy w ten sposób, że możemy osiągnąć dużo więcej niż sądziliśmy. Pamiętajmy, że wypracowanie każdego nawyku trwa ok. 3 tygodni, więc sukcesywnie dążmy do wyznaczonych sobie celów.